Membuat dan Mengelola Formulir Digital Menggunakan Microsoft Office 2010

 
Hafid Mukhlasin
milisstudio@gmail.com
http://www.facebook.com/hafidm

 

Pendahuluan

Kata "Formulir" berasal dari bahasa Belanda yaitu formulier yang artinya adalah sebuah kertas yang berisi beberapa pertanyaan formal yang harus diisi. Formulir sebenarnya merupakan cara klasik yang biasa digunakan orang untuk mendapatkan informasi. Model formulir ini sering kita jumpai ketika kita melakukan suatu pendaftaran atau registrasi, misalnya registrasi akun rekening bank, registrasi diklat, dll. Seiring berkembangnya Teknologi Informasi dan Komputer, bentuk formulir pun berevolusi dari bentuk manual (paper base) ke bentuk digital (computer base). Sekarang kita bisa jumpai di Internet, ketika kita mendaftar website, email, atau jejaring sosial lain maka formulir registrasinya menggunakan formulir digital.

Di era ini, penggunaan formulir digital tentunya akan lebih efisien dan efektif karena selain lebih cepat dalam distribusi informasinya, juga lebih mudah dalam mengelolaanya. Microsoft Office 2010 (Word & Excel) yang merupakan aplikasi perkantoran populer, memiliki fitur yang bisa digunakan untuk pembuatan dan pengelolaan formulir digital.

Pada tulisan ini, penulis akan mengulas tentang pembuatan formulir digital menggunakan Microsoft Word (2010) dan pengelolaannya menggunakan Microsoft Excel (2010) studi kasus pada formulir registrasi diklat.

 

Mengenal Komponen Form/Formulir dalam Ms Word 2010

Komponen form dalam Ms Word 2010 dapat kita jumpai pada menu ribbon tab developer. Namun secara default, tab developer ini tidak ditampilkan. Untuk menampilkan tab ini, ikuti langkah berikut:

1. Pada menu ribbon, pilih: File > Options > Customize Ribbon
2. Pada jendela yang muncul
3. Pilih Customize the Ribbon,
4. Centang checkbox Developer.

 

Komponen form terdapat pada group control

 

Pada Ms Word 2010, ada 3 jenis komponen form (control) yang bisa digunakan untuk membuat formulir,

1. Content Control : Komponen form dasar
2. Legacy Forms: Komponen form yang menggunakan validasi
3. ActiveX Control: Komponen form yang lebih advance menggunakan teknologi Microsoft ActiveX

Pada kesempatan ini, penulis hanya akan membahas tentang jenis komponen form pertama yaitu content control yang merupakan jenis komponen form dasar. Namun tentu saja, hal ini merupakan modal dasar bagi kita untuk kemudian mencoba jenis lain.

Berikut ini penjelasan tentang masing-masing komponen form yang termasuk dalam content control:

• RichText cocok untuk nama, NIP
• Plain Text cocok untuk teks yang panjang (deskripsi, alamat)
• Date Picker cocok untuk tanggal (tanggal lahir),
• Check Box cocok untuk pilihan yang boleh lebih dari satu (hobby)
• Dropdown list cocok untuk pilihan yang hanya boleh memilih satu (jenis kelamin)
• Combobox hampir sama dengan Drowpdown List, hanya saja jika pilihan tidak ada dalam list, maka user boleh menginputkannya sendiri (agama)

 

Pembuatan Formulir

Setelah memahami fungsi dari masing-masing komponen form, sekarang penulis akan membahas langkah-langkah dalam mendesain formulir.

1. Buatlah struktur form, untuk mempermudah bisa dengan menggunakan tabel tanpa border.

1. Masukkan komponen form yang sesuai,
   Pada field nama, pilih komponen RichText, kemudian klik Properties

 

Pada jendela Content Control Properties, atur properti dari RichText sebagai berikut:

Isi kolom "Title" dengan nama dan kolom "Tag" dengan nama, kemudian centang checkbox "Content Control cannot be deleted"

 

1. Lakukan hal yang sama pada field NIP
2. Pada field jenis kelamin, masukkan komponen Dropdown List, kemudian klik properties, atur propertinya sebagaimana contoh diatas.
   Pada jendela content control properties masukkan opsi untuk jenis kelamin dengan cara mengklik tombol "Add", maka muncul jendela Add Choice, masukkan Pria, kemudian klik tombol "Add lagi", masukkan Wanita.

 

1. Pada field tempat dan tanggal lahir, kita buat tanda koma (,) terlebih dahulu untuk memisahkan antara field tempat dan field tanggal lahir
   
   
   
    
2. Letakkan kursor sebelum tanda koma, lalu masukkan komponen Richtext untuk field tempat, kemudian atur propertinya seperti cara sebelumnya.
3. Letakkan kursor setelah tanda koma, lalu masukkan komponen Date Picker untuk field tanggal lahir, kemudian atur propertinya sebagai berikut:
   
   
   
    
4. Pada field agama, masukkan komponen Combobox, kemudian klik properties, atur propertinya sebagaimana contoh diatas.
   
    
   Pada jendela content control properties masukkan opsi untuk agama dengan cara mengklik tombol "Add", maka muncul jendela Add Choice, masukkan nama-nama agama, pada contoh ini dimasukkan 5 agama yaitu Islam, Kristen, Katolik, Hindu, dan Budha. Karena jenis komponennya Combobox maka user bisa mengetikkan sendiri agamanya jika tidak didapati dalam opsi tersebut.
   
    
   
   
   
    
5. Pada field hobi, untuk jenis hobi pertama yaitu "jalan-jalan" masukkan komponen Combobox, kemudian klik properties, atur propertinya sebagaimana contoh diatas. kemudian disebelah kanan checkbox tuliskan "Jalan-jalan". Untuk jenis hobi kedua juga demikian, dst.
   
   
   
    

Setelah langkah-langkah diatas kita lakukan maka jadilah sebuah formulir registrasi sederhana. Mudah bukan? Tapi ini belum selesai.

Sebagaimana layaknya form digital, kita akan menambahkan sebuah tombol simpan yang fungsinya melakukan penyimpanan formulir dokumen tersebut. Jadi setelah user mengisi formulir maka user akan menjumpai tombol penyimpanan yang mana kita sekenariokan agar formulir tersebut tersimpan dengan nama file sebagaimana data yang diinputkan oleh user yaitu NIP, misal: 198604302009011002.docx, tujuannya agar nama file formulir hasil inputan user unik, sehingga memudahkan dalam pengelolaan data selanjutnya.

Untuk melakukannya kita memerlukan kode-kode macro / Visual Basic Application (VBA) yang akan kita asosiasikan pada sebuah tombol / button simpan. Berikut ini langkah-langkahnya:

1. Tambahkan tombol Simpan dengan cara klik tab Developer, pilih komponen button pada ActiveX Control sebagaimana yang ditunjukkan pada gambar dibawah ini.

 

 

1. Atur property dari button tersebut, dengan cara mengklik Properties. Ubah captionya menjadi "Simpan"
   
   
   
    
   
   
   
    
2. Double klik tombol Simpan tersebut, maka kita akan dibawa ke jendela code explorer Ms Visual Basic for Application
   
   
   
    
3. Masukkan kode VBA yang fungsinya adalah melakukan penyimpanan "Save As" formulir tersebut dengan nama file sama dengan teks pada field NIP.
   
    
   Algoritma sederhananya adalah :
   1. Mulai
   2. Makro Ms Word akan melakukan pencarian Content Control (komponen form) yang memiliki title NIP.
   3. Jika Content Control dengan title NIP ditemukan maka akan dilakukan pengecekan apakah teks isian field NIP kosong atau tidak,
   4. Jika teks isian field NIP kosong atau ada teks "Click here to enter text." berarti user belum mengisi field NIP. Maka akan ditampilkan pesan yang menginformasikan kepada user bahwa field NIP harus diisi.
   5. Jika teks isian field NIP tidak kosong alias telah diisi oleh user maka akan dilakukan penyimpanan formulir (Save As) dengan nama file sama dengan teks isian field NIP
   6. Kemudian ditampilkan pesan yang menginformasikan pada user bahwa formulir telah disimpan.
   7. Formulir ditutup.
   8. Selesai
      
       
   Berikut ini kode lengkap VBAnya

 

Pengaturan Hak Akses Formulir

Sebelum menyebarkan formulir ke user, ada satu hal lagi yang harus kita lakukan yaitu mengatur hak akses formulir tersebut dengan kata lain membatasi akses agar user hanya bisa melakukan pengisian data formulir saja, tidak lebih.

Hal ini bisa kita lakukan dengan memanfaatkan salah satu fitur Ms Word yaitu Restrict Editing. Berikut ini langkah-langkahnya:

1. Pada tab Developer, pilih Restrict Editing
   
   
   
    
2. Maka akan muncul panel Restrict Editing disebelah kanan.
   
   
   
    
3. Pada bagian pertama "Formatting restrictions". Centang checkbox agar user tidak bisa melakukan styling.
4. Pada bagian ke dua "Editing restrictions", centang checkbox "Allow only this type of editing in the document:", lalu pada combobox, pilih opsi Filling in Forms

 

1. Klik tombol "Yes, Start Enforcing Protection". Masukkan password.
   
   
2. Klik OK, selesai.

 

Langkah terakhir, simpan formulir dokumen ke dalam format Word Macro-Enabled Document.

 

Formulir siap di distribusikan, bisa melalui email, website, file sharing, ftp dan sebagainya.

 

Pengisian Data Formulir

Untuk melakukan pengisian data pada formulir tersebut, user cukup dengan membuka file tersebut menggunakan Ms Word 2010 pada komputer masing masing.

 

Karena berisi macro/VBA, maka Ms Word secara otomatis ketika pertama kali dibuka akan menampilkan formulir secara protected view, user tinggal mengklik tombol Enable Content warna kuning. Berikut ini contoh formulir yang telah diisi

 

Langkah selanjutnya klik tombol simpan, maka akan muncul pesan

 

Maka formulir akan otomatis tersimpan dengan nama teks isian NIP, lalu klik OK. Maka file formulir hasil isian user tersebut siap untuk di kirim balik ke panitia diklat.

 

File tersebut terletak dalam satu folder dengan file formulir aslinya.

 

Pengelolaan Data Formulir

Setelah formulir diisi oleh user dan dikirimkan balik kepada kita atau panitia diklat maka langkah selanjutnya adalah mengelola data pada masing-masing formulir tersebut. Dalam hal ini kita akan masukkan data pada masing-masing formulir kedalam sebuah tabel (Ms Excel 2010) sehingga mudah dalam pengelolaanya.

Berikut ini contoh file formulir yang telah diisi oleh user.

 

Secara manual yang bisa kita lakukan adalah membuka setiap file formulir, kemudian menulis ulang datanya kedalam sebuah tabel. Jika hal ini yang dilakukan tentu akan membutuhkan waktu yang lama terutama jika jumlah user banyak disamping itu juga dimungkinkan terjadi kesalahan input.

Oleh karena itu, kita perlu memanfaatkan komputer dalam hal ini Ms Excel untuk membaca data dari masing-masing file formulir tersebut kedalam sebuah tabel supaya pengelolaannya lebih cepat dan efisien. Ya.. sekali lagi kita akan menggunakan macro / VBA.

Berikut ini langkah-langkahnya:

1. Buat dokumen Ms Excel, lalu save ke dalam format Macro-Enabled Workbook (*.xlsm)

 

1. Buatlah header tabel sesuai kelompok data yang ada dalam formulir
   
   
   
    
2. Masukkan sebuah tombol / button yang akan digunakan sebagai trigger dieksekusinya script macro. Caranya pada tab developer, pilih button di pojok kiri atas, lalu arahkan kursor ke area kerja
   
   
   
    
   
   
   
    
3. Klik kanan button yang baru dibuat, pilih properties, kemudian atur properti captionnya:
   
   
   
    
   
    
   
   
   
    
4. Double klik tombol tersebut, maka kita akan dibawa ke jendela code explorer Ms Visual Basic for Application
   
   
   
    
5. Masukkan kode VBA yang fungsinya adalah membaca file formulir yang telah diisi oleh user kemudian memasukkan data tersebut dalam sebuah tabel.
   
    
   Algoritma sederhananya adalah :
   1. Mulai
   2. Posisi kursor/ Current Cell (Cell saat ini) diletakkan pada kolom pertama baris kedua Worksheet Ms Excel.
   3. Macro Ms Excel akan membuka setiap file Ms Word dalam folder formulir
   4. Pada setiap file Ms Word yang dibuka tersebut, Macro akan membaca setiap field Content Control
   5. Jika Content Controlnya bertipe checkbox maka akan ada pengecekan apakah checkbox tersebut pada kondisi dicentang/dipilih atau tidak. Jika pada kondisi dicentang maka current cell akan diisi dengan title dari checkbox, jika tidak maka current cell akan diisi "-". Kemudian posisi kolom ditambah 1 (agar pengisian selanjutnya, pindah ke cell sebelah kanannya)
   6. Jika Content Control tidak bertipe checkbox, maka current cell diisi dengan text isian dari user. Kemudian posisi kolom ditambah 1
   7. Setelah selesai membaca satu file Ms Word, sebelum beralih ke file selanjutnya, maka posisi kolom dikembalikan ke 1 dan baris ditambahkan 1.
   8. Selesai
      
       
   Berikut ini kode lengkap VBAnya

 

 

1. Kembali ke Worksheet Excel, klik tombol "Baca Data Formulir"
   
   
   
    
   Maka akan muncul error, yang dikarenakan kode macro yang digunakan merujuk ke library tertentu dan library tersebut tidak ditemukan.
   
   
   
    
   Untuk mengatasi hal itu, caranya: Pada Tab Developer, pilih View Code untuk masuk ke Code Explorer Ms Visual Basic for Application:
   
    
   
   
   
    
   Pada Code Explorer Ms VBA, pilih menu Tools | References..
   
   
   
    
   Checklist library / referensi berikut: Microsoft Forms 2.0 Object Library, Microsoft Scripting Runtime, Microsoft Word 14.0 Object Library, Microsoft Office 14.0 Object Library, OLE Automation, Microsoft Excel 14.0 Object Library, Visual Basic For Application
   
   
   
    
   Klik OK, dan close Code Explorer.
   
    
2. Kembali ke Worksheet Excel, klik tombol "Baca Data Formulir"
   
   
   
    
   Hasilnya:
   
   
   
    
3. Selesai.
   
    

Setelah data formulir isian user terekap pada sebuah tabel, maka pengelolaan selanjutnya akan lebih mudah lagi.

 

Penutup

Tutorial pembuatan dan pengelolaan formulir digital ini meskipun levelnya advance namun hasilnya masih sangat sederhana, Anda bisa mengekplore lebih dalam terutama yang berkaitan dengan validasi data yang belum disentuh sama sekali dalam tutorial ini atau mencoba jenis komponen form lain.

Semua gading retak, sebagaimana yang disampaikan oleh dosen Logika Informatika penulis. Demikian juga dengan tulisan ini masih penuh dengan kekurangan disana-sini, kritik dan saran yang membangun tentu sangat penulis harapkan demi perbaikan tulisan selanjutnya.

Selamat berkreasi.

 

Referensi

http://id.wikipedia.org/wiki/Formulir. Akses: 27 Juli 2012

http://vbadud.blogspot.com/2010/07/how-to-retrieve-value-from-content.html tanggal akses: 25 Juli 2012

http://www.excel-vba-easy.com/vba-userform-control-checkbox.html. tanggal akses: 25 Juli 2012

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/hh128818.aspx. tanggal akses: 25 Juli 2012

http://www.vbaexpress.com/forum/showthread.php?t=39654. tanggal akses: 25 Juli 2012

http://www.excelforum.com/excel-programming-vba-macros/799070-import-text-fields-from-word.html. tanggal akses: 25 Juli 2012

 

Biografi Penulis

Hafid Mukhlasin. Menyelesaikan S1 jurusan Teknik Informatika di Universitas Teknologi Yogyakarta pada tahun 2008. Mulai tahun 2009 hingga sekarang, penulis berkarir sebagai Pranata Komputer Ahli di Kementerian Keuangan. Kompetensi inti pada bidang web programming, dan aplikasi Microsoft Office. Berpengalaman dalam pembangunan website atau aplikasi berbasis web pada berbagai instansi pemerintahan dan swasta. Saat ini, aktif melakukan riset dan mengajar di instansi Kementerian Keuangan dalam bidang-bidang terkait Teknologi Informasi dan Komputer.